Auf digitalen Geräten in der Zahnarztpraxis sammeln sich mit der Zeit Dinge an, die nicht mehr benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise überflüssige Daten und Cookies, veraltete Soft- oder Hardware, Accounts von ehemaligen Mitarbeiter:innen oder auch Testsysteme und Tools, die ungenutzt vor sich hin schlummern. Diese Überbleibsel sind unnötiger Ballast für die Praxis-IT.
Sie „fressen“ nicht nur kostbare Ressourcen, wie z. B. Speicherplatz, sondern stellen unter Umständen sogar ein Sicherheitsrisiko dar. Letzteres gilt vor allem, wenn die genutzte Praxissoftware nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.
Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, auch die IT-Infrastruktur regelmäßig aufzuräumen und von Altlasten zu befreien.
Als erstes Übersicht verschaffen
Zunächst gilt es, eine aktuelle Bestandsaufnahme der IT-Systeme in der Zahnarztpraxis durchzuführen. Auf diese Weise werden alle in der Praxis befindlichen Geräte, installierte Software, vergebene Lizenzen etc. inventarisiert und dokumentiert. Im nächsten Schritt erfolgt das eigentliche Aufräumen. Dabei sollte ein besonderes Augenmerk auf die nachfolgenden Punkte gelegt werden:
Hardware
Befindet sich ungenutzte oder veraltete Hardware in der Zahnarztpraxis? Gibt es Rechner, auf denen sich seit mindestens zwei Monaten niemand mehr angemeldet hat? Wird diese Hardware in Zukunft wieder genutzt oder kann sie entsorgt werden?
Software
Sind alle Softwarelösungen, insbesondere die Praxissoftware, auf dem neuesten Stand? Schließlich entstehen durch vernachlässigte Updates nicht nur gefährliche Sicherheitslücken, auch die Funktionen der genutzten Software sind ggf. eingeschränkt.
Dadurch können die Systeme nicht so im Praxisalltag unterstützen, wie sie es eigentlich tun sollten. Veraltete oder nicht länger genutzte Software sollte zudem aussortiert und durch eine zeitgemäße Alternative ersetzt werden.
Inaktive Benutzerkonten
Sind die Accounts ehemaliger Praxismitarbeiter:innen deaktiviert und bestenfalls gelöscht worden? Wichtig ist hier zu wissen, dass nicht deaktivierte Nutzerkonten ein mögliches Einfallstor für Cyberangriffe bilden können.
Berechtigungen
Regelmäßig sollte eine Übersicht über die Verteilung der aktuellen Benutzerrechte und -rollen erstellt werden. Im Praxisteam wechseln hin und wieder die Aufgabengebiete und Zuständigkeiten. Besitzen infolgedessen jede Benutzerin und jeder Benutzer ausschließlich die Rechte, die sie oder er benötigt oder müssen die Zugriffsrechte angepasst werden?
Lizenzen
Sind die in der Zahnarztpraxis vorliegenden Lizenzen genau auf den Bedarf abgestimmt oder liegt vielleicht eine Über- bzw. Unterlizensierung vor? Wenn das der Fall ist, gilt es, die Lizensierung schleunigst an den individuellen Bedarf anzupassen, um entweder unnötige Kosten für nicht benötigte Lizenzen oder aber Strafzahlungen wegen fehlender Lizenzen zu vermeiden.
Moderne Software für die Zahnarztpraxis
Damit keine Altlasten übersehen werden und die Aufräumaktion ein voller Erfolg wird, gilt für den digitalen Großputz dasselbe wie für den privaten: Die richtige Ausstattung ist entscheidend! Grund genug, sich auch Gedanken über einen Wechsel der Praxissoftware zu machen.
Eine moderne und zukunftssichere Lösung wie CGM Z1.PRO unterstützt Zahnärztinnen und Zahnärzte sowie das Praxispersonal rundum und ist dabei immer auf dem neuesten Stand der Zeit.
Quelle: CGM Dentalsysteme
